文件的主要部分称为正文。行政公文的格式要素可分为三个部分:眉头、主题和版本，公文的书写格式分为眉头、正文和版录三个部分，根据公文的活动领域，公文可以分为一般公文和特殊公文，主送机关，又称抬头和上款，是指公文的主受理机关。公文的主要部分包括官方文件，全称official documents，也称为官方文件，是法定机关和组织在公务活动中按照特定的样式和程序形成和使用的书面材料。
主送部分的基本要素包括标题、送机关、正文、附件说明、成文日期、印章和注释。红色反线以上的所有元素统称为眉毛；从红色反线（不含）到主题词（不含）的所有元素统称为主语；主题词下面的所有元素统称为版本注释。公文全称Official document，是指行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格合法有效的程序和规范格式制定的，具有传递信息和记录功能的载体。
通常情况下，公文的三大组成部分是:标题（份数、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、文号、签发人和红色分隔符）；主要部分（标题、主送机关、正文、附件说明、签发机关名称和印章、成文日期和注释。公文标题一般由三部分组成:发文机关、事由和文种。版本记录部分:主要标识关键词、抄送机关、打印机关、打印时间。
与文学作品不同，官方文件要求文件内容必须符合现实。官方文件应该装订在左边，它们之间的主要区别是主要区别是回答对方提出的问题，而通知函是通知对方有关情况。根据内容，官方文件可分为命令、决定、公告、通知、通告、通告、动议和报告，通知函正文通常包括两项内容。标题、正文、页眉和文档编号，解释发出这封信的原因。
