附件是公文正文不可分割的一部分，注释是对公文的解释和说明。政府信息公开的公文应当在附注中注明公开属性，如果公文有附件，“附件说明”是指公文附件的序号和名称，这是附件作为公文格式项目要素的识别问题，还有一些公文要求明确公文的印刷范围，在注释中注明，比如只发给县团级，就写在备注里（这个文件是发给县团级的）。
标记笔记时，附件对于补充文字更为重要。附件的内容有时甚至是官方文件的主要内容，也可能是补充主要部分的图表、统计数据或其他事件。注释只是对发送和阅读官方文件的范围的描述。在实践中，许多机关将公文的印章（文件的结尾）放在公文主文的后面和附件的前面，这形成了主文和附件的分离，这是不正确的。正式请示文件应在附注中注明联系人和联系电话。
如:（成文日期、印章），可见附件是与备注相比较的。一般请示的公文都需要备注，备注的内容要填写联系人和电话，以便审批机关及时联系。“附件说明”是指对公文附件的序号和名称的说明，这些都是公文主体部分的重要组成部分。附件在正文之后、撰写日期之前，附件名称（如果有多个附件）用两个空格标记。
但附件是行政公文涉及的重要内容，受篇幅限制不方便直接出现在正文中。它们都是公文正文中的格式条款，但它们的含义和用途不同，（联系人:* *联系电话:*（注）现在的公文好像没有写主题词的要求。笔记的内容通常简短且具有解释性，要准确把握它与附件说明和附件的区别。
