文件。红头文件的编号一般放在公文标题下方，由发文单位简称、文种简称、发文年份和发文序号组成，单据号的组成要素有:机构代字、年份编码、发文顺序号，文号是公文的重要组成部分之一，特别是在编制文件编码前，请对公司文件进行分类规划，并根据分类规划进行分级，选择具有代表性的编码。
私人信件:个人写给个人的信件，如私人信件、节日贺卡等。，都不是公文，所以自然没有公文编号。发证机关应使用“国发”和“发证年份”字样。中国保险监督管理委员会发布的文件数量不断下降，而且场合很特殊:在一些非正式场合，如庆祝活动、宣传展览等。，红头文件偶尔会出现，但没有编号。机构发布的第一份文件。
用于识别公文的种类和数量，字号由三部分组成:发文机关、年份和序号。文号由“国发”组成，文号一般分为两部分，表示文号顺序。发证机关签发的文字应当自行拟定，并定期使用，不得经常更换。表示签发机构的身份，年份用六角括号括起来，序号用括号括起来。选择代码时，可以使用分类名称的第一个拼音字母，也可以使用其英文单词的第一个代码来表示。
以机关代替单词是发布机关名称的极端缩写，但也可以识别是哪个机关。第二部分是序列号，第一部分是机构代码，但如果企业规模较大，则应由部门分类或管理分类（如质量、运营和生产）、年号和序号组成。比如“国办发”就是说这是国务院办公厅，也就是国务院，比如国发是国务院代表；钟发是中共中央的官方人物。
