归档电子文档时。档案的归档范围，归档电子文件时，应索引包括文件标题、文件编号、签发日期、签发单位、接收单位、文件主题词等信息，第三条电子文件形成单位应指定相关部门或专人负责本单位的电子文件归档工作，归档，公司收到的官方文件。公文标题:公文标题是公文的核心信息之一，通常能简洁明了地反映公文的主要内容。
第二条本办法所称电子公文是指各地区、各部门通过国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统形成的规范格式的公文电子数据。文件和合同要科学安排，公司对外发布的正式文件要最终归档。（普通材料的处理，机关业务工作接收和收集的有关材料，如重要的公文收集、数据汇编、统计、大事记、出版物和相关书籍等，是机关日常工作的重要工具，它们不反映机关本身的职能活动，因此不属于归档范围。
严抓程序提升公文处理水平。公文处理是指公文的准备、处理和管理等一系列相互关联、有序进行的工作。“通用”是指电子文档的归档格式应能在大多数计算机上正常显示和浏览。如何处理公文并将其整齐地放入文件/文件柜中。打印是指通过打印机将可视数据（如文字或图片）从计算机或其他电子设备输出到记录（如纸张）中。
如向政府请示、报告等正式文件；电子文件的归档格式应具有格式开放、软硬件无绑定、显示一致、可转换和易于使用的特点，并能支持同级国家档案馆向长期保存格式的转换。办公室负责归档:（1）上级部门或相关职能部门的函件，包括对公司报告、申请和指示的回复；（2）公司发布的报告、指示、决定、决议、通知、纪要、重要通知、工作总结、领导讲话及生产经营情况。
