文件编号，简称文件号，也称为文件号。发证机关代字是发证机关名称的缩写，一般有两种写法，一种是将语言的单词生成包括在发布机构的单词生成中，发证机构一词是指发证机构名称的缩写。红头文件的文号、标题和正文的格式应符合《党政机关公文格式国家标准》的规定:文号:在发文机关文号下排成两排，居中排列。
发文字号由发文机关的收发机构统一编排。几个单位联合发文的，只注明主办单位的文号。“文本”:指机构文件。文件编号应包括机构代字、年份代码和文件序号；联合行文时，一般以主办机构为主体编制文号。政府发文中的“字”是指发文机关的公文编号。总的来说，这份正式文件是本单位今年发布的第一份文件。
第一级是由发行机构生成字符，第二级是由发行机构主办的部门生成字符，但要求越简单越好。文件编号由发证机关的字、年和序号组成。文件的序号不应由虚数组成（即文件编号中的机构代字、年号和序号三部分应完整无缺。序号不是由空数字组成的（即发证机关的标志是空的，文件号由括在年份中的发证机关的缩写“【】”和发证机关的序号组成；年份应标有全名。
校部各部门简称及内外文件编号按有关规定执行。例如，XX政办文【x】是指政府办公室文件的意思，不加“第一”二字）；（党政机关文号分开为宜；（文件含义应在机构用词中明确界定，如“钟发”、“国发”、“中办”和“津党”；（JL各单位联合行文，不应超过一篇。），如果没有“第一个”字样，文件编号的位置一般应在文件名的正下方。
