使用规范的公文是必要的。这些是官方文件中常用的术语，理解和使用这些常用术语，对于掌握公文的基本语言形式，提高语言使用的普遍性和准确性是十分必要的，政治机关公文常用术语可分为:在长期的公文写作实践中，从理论上讲，人类创造的成熟语言足以表达人类的常规思想和情感，至于文学作品中复杂而微妙的情绪，有时只能理解而不能用语言表达，只能通过形象和曲折来表达。
写给上级的邮件的格式、如何开头、礼貌用语以及最后的祝福语（问候语:问候语应写在标题的下一行，结束语应使用特殊词语，汇报报告应使用“特此汇报”字样，“请注明上述报告是否正确”以及结转报告应使用“如果上述报告没有问题，请转交给相关部门执行”字样。电子邮件中礼貌用语的模板，在开头说明报告的目的。其语言应委婉、真诚、平和、礼貌，并通过询问和讨论向对方表达自己的意图，以获得对方的理解和支持并解决问题。
此外，公函的开头语也可以是“我在这里，我在这里，我在这里，我在这里，我在这里”，我在这里；“闻、知、得”；“我很高兴听到，我很高兴知道，我很高兴见面，在这个场合”和“我知道，我被举报和核实”等一系列官方文件用于提取全文。例如，开头的短语-根据，根据。首先，在第一行写上收件人的地址，如“信件”，这与器官之间的书写无关。写通知有两种方法。一种方法是以通知的形式张贴通知相关人员，如学生和观众，通常不发表讲话。另一种是以信件的形式发送给相关人员。第二类通知的书写形式与普通信件相同，只要写明通知的具体内容即可。
使用“现将相关情况报告如下”过渡到以下内容。有《顺歌大安》《此间祝你好》《问近齐》《此地请叫隋》，形成了很多模型语言，需要（地址:写一封信，说出你的想法），“不要写太多”等等。协商的条件是“乞求答复和等待宗教”、“等待阿明宗教”、“期待答复时给予答复”、“倡导答复”和“祈求知识”，通知要求应简明扼要。
