依据和凭证作用:公文本身反映了发文机关的意图，具有法律效力，接收机关也将其作为处理工作和解决问题的依据；描述性的官方文件（记录、会议纪要）是一项活动的证据。从狭义上讲，公文是指党政机关处理公务时使用的公文，公文可以分为广义和狭义两种，公文的分类，特殊公文包括外交公文（国书、照会、备忘录、条约等，）、军事公文、司法公文（起诉书、判决书、调解书等。）、经济公文、科技公文、教育公文等。
在我国，一般来说，公文是指公文的简称，属于应用文。外交文件（国书、照会、备忘录、条约等）。）外交文件是外交事务专用文件。一般应用文是指法定公文以外的应用文。通过公告、通知和其他信息丰富的官方文件，收件人可以了解信息。公文的写作要求公文一般由眉头、正文和版录三部分组成。公文应用文，即以党和国家机关、社会团体、企事业单位名义发布的公文应用文。
主要有信件等。以下文字是指上级机关发给下级机关的正式文件。根据行文关系和方向，上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，主要包括报告和请示。骈文是指同级机关和不隶属于同级机关的公文。广义的公文是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的书面材料。根据国务院办公厅的规定，常见的公文包括:（1）命令（命令）适用于根据有关法律公布行政法规和规章；宣布实施重大行政强制措施；奖励相关单位和人员。
信息正式文件:时事通讯、工作总结和调查报告。一般应用文，有些人认为应包括以下类型:信函、通知、会议记录、读书笔记、指示等，会议正式文件:会议纪要、会议提案、领导讲话。规划正式文件:计划、规划、工作计划、工作要点，计划性应用文是指具有各种计划功能的应用文，常用于在某件事或某个项目开始前对其进行预测，如计划、规划、想法、意见和安排等。
