主题词的标注顺序为:全面阅读公文，确认公文主题内容；认真进行主题分析，准确概括关键句子，形成主题概念；在官方文件的词库中选择最合适的主题词，并且当词库中没有所需的词时。公文主题词的分类:从公文标题中提取:从公文标题的“原因”部分提取关键词，形成主题词，位置:主题词通常放在官方文件的标题下。
关于主题词的位置:在公文中，无论有无附件，主题词都在末尾。请记住这一点。以前附件前面有主题词是不对的。文档文本提取:在文档的标题文本太小而无法提取，或者需要总结的单词和短语太多的情况下，可以从文本中选择合适的单词和短语作为主题词。关于另起一页的问题:主题词无论如何都在最后一页，例如，官方文件在奇数页结束。
公文主题词的格式主要包括字体、字号、位置、标点符号等。主题词标记在文档的抄送栏中，顶部的框中写着。关键词主要是帮助阅读文档的人先对文档内容有一个大致的了解，必要时仔细阅读，只要粘贴几个文档的关键词即可。标记通用单词时，首先标记反映文档内容的单词，最后标记反映文档形式的单词。字体大小:主题词的字体大小通常与文本内容一致，以便于阅读。
字体:主题词通常以粗体显示，以突出其关键词性质。除了类别词外，文献的索引最多不得超过，主题:包括标题、主送机关、正文、附件、印章、注释和撰写日期。第一层是学科领域的分类，如“综合经济”、“财政、金融”等，第二层是类别词，即主题词的具体分类，如工业、交通、能源和邮电等。
