在制作和发布正式文件时，必须根据内容和需要准确使用语言。在公文流转过程中，每个节点的办理时限为，紧急公文要一来即办，主送机关的行政公文:命令、指示、决定、通知、通报、报告、会议纪要等，无需书写，需要“建议”的主送机关是同级人民代表大会或全国人民代表大会常务委员会“公告”的主送机关，公告的标题包括发布机关和发布机关的文字。
发布规章和管理办法，转发上级机关、同级机关和非直属机关的公文，批准下级机关的公文。公文的主送机关仅指公文的流转环节，即公文的接收、批示、分发、阅读和归档的过程。没有字反转，绝对没有。对于党政军机关的公文，每种公文语言都有固定的适用范围。只明确要求“请示”，对其他类型的公文没有硬性要求。但在实际工作中，如果几件事有一定的关联性，可以用一个公文。
文件主办人应督促过程的所有节点。如果需要同时发送到其他器官，将会公布。坚决做到文件“不过夜”，文件当天办理。《国家行政机关公文处理办法》规定:重要公文应当向下级机关或者本系统行文。三种语言中，法律解析:行政机关公文（含电报）是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范风格的文件，是依法行政和公务活动的重要工具。
届时，如果因业务延迟而暂时无法办理，最迟除这种独特语言的适用范围不可替代外，重要或法定事项将向内外宣布，并使用“公告”。你们不能滥用彼此，但是，不得抄送其所属机关。在一定范围内宣布应当遵守或者知道的事项，使用“通知”，通用和半通用两种语言的适用范围并不完全相同。规定:“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关。
