如果有关于公文的注释，正确选择公文和注明公文将为公文的形成和处理带来便利，有助于维护公文的严肃性和有效性。公文通常指一般的公文，不同的公文性质不同，各有特定的适用范围，需要说明的事项，如文件发布和交流的范围，普通公文的用语，又称公文名称，用于表明公文的性质。
理解公文的特点和内涵是写好公文的前提。或者发送官方文件的范围以及要阅读和传达的对象。根据来源，官方文件可以分为两类:接收和发出。公文标题由发文机关签发。公文处理是围绕公文的形成和效力展开的一个整体过程，涉及各级国家机关和社会组织的各类人员。语言是官方文件的重要组成部分。体裁，又称公文名称，用于笼统地表示公文的内容、性质、功能、作者的权限、制作公文的目的和要求。
公文的格式一般包括:标题、主送机关、正文、附件、签发机关（或加盖公章）、签发时间、抄送单位、文号前缀、公文编号、密级、紧急程度、阅读范围等。官方文件文本的解释、补充或参考。（6）注释注释一般说明公文的分发范围和需要使用的事项。它具有规范人们行为的作用。应当使用同一类型机关的全称、标准化简称或者通用名。
根据处理时限要求，公文可分为普通公文、紧急公文和特急公文三类。除主送机关外其他需要执行或者知道公文内容的机关，成文时间在右空格内，““不能写成“一月“，并在成文时间的下一行括号内标注，书面时间以负责人签发的日期为准，可以超越时间和空间的限制，为国家管理提供必要的信息。联合行文以最终签发单位负责人签发时间为准。
