行政公文格式的基本要素包括:确定公文中水平距离的长度单位。第一，公文的组成部分及其标注标准，即公文书面格式的要素，如文号、密级和保密期限，以及这些要素在页面上的排列顺序、标识规则和位置，公文格式有十个必不可少的要素:发文机关身份、发文字号、标题、主送机关、正文、发文日期、公章、主题词、发文单位和发文时间，其他都不是必不可少的。
公文格式规范主要包括以下三个方面。除特别说明外，一般采用公文格式的要素，公文要素分为眉头、正文、版次记录三部分:眉头，置于公文首页，与版心等宽，即米以上所有要素的统称；主语是指红色反衬线以下和主题词之间的所有元素；版本记录是主题词下所有元素的总称。第二，携带官方文件的媒体标准。
公文，全称Official document，是指行政机关在行政管理活动中使用的公文。党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范风格的文件。它们是传达和执行党和国家政策、颁布法律法规、指导、安排和谈判工作、请示和回答问题、报告、通报和交流信息的重要工具。主送机关:主要标识公文标题、主送机关、正文、附件、撰写时间、发文机关印章和备注。
版本记录部分:主要标识关键词、抄送机关、打印机关、打印时间。通常情况下，公文的三大组成部分是:标题（份数、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、文号、签发人和红色分隔符）；主要部分（标题、主送机关、正文、附件说明、签发机关名称和印章、成文日期和注释，文件要素:一般由件号、密级和保密期限、紧急程度、签发机关标识、文件编号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、签发机关签名、成文日期、印章、备注、附件、抄送机关、签发机关、签发日期、页码等组成。
