需要清理的公文范围:（绝密公文；（有重大错漏的公文。清退公文的目的是为了确保重要或机密公文的安全，机密文件应当按照签发机关的要求和有关规定予以退役或销毁，解释:将完成的公文退回原机关，需要清退的公文包括:绝密公文、仅用于征求意见或审查的公文、已明确撤销的公文、有重大错误的公文、未经本人审查的领导讲话以及发文机关指定清退的其他公文。
公文清理是将收到的公文清理后按期交回原发文机关或其指定的有关单位。销毁是指按照签发机关的要求和相关规定清理或销毁机密文件。说明完成的公文将退回原机关，需要清退的公文包括有重大错误的公文。退役是指将收到的证件按期交回原签发机构或其指定的有关单位。工作人员离职时，所在机关应当督促其按照规定交接和清理暂借的公文。
密级以上的公文必须清退到公文处理的有关部门统一处理，然后按规定归档。整理后，一些官方文件将酌情销毁。处理已被明确撤销的公文的主要活动存在于公文的收发过程中。机关合并时，所有公文应当合并并相应管理；机关撤销时，需要归档的公文应当按照规定移交档案管理部门。
公文被撤销的，自始无效。排斥不等于破坏，公文废止的，自废止之日起视为无效。不具有归档保存价值的公文，经批准后可以销毁，公文的撤销和废止由发文机关、上级机关或有权机关根据职权范围和有关法律法规决定。仅用于评论或审查文件，个人不得销毁或保存机密文件，销毁涉密文件必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不遗漏。
