公文的水平与段落密切相关。使用排版对不同格式的公文写作进行分层可以突出不同的层次，层次一般大于段落，有时一个段落可以完全表达一个意思层次，使用单词对具有固定单词的段落或句子进行分层也是一种很好的文档分层形式，层次侧重于思想内容的划分；段落侧重于文本表达的需要。正确使用公文符合公文格式的要求。
关于文件级别序号，标准格式如下:第一层使用，公文的书写规范为:前缀格式、正文格式和后缀格式（1）前缀格式:俗称“前缀”“前缀”，因用红色套印，又称“红头文件”。（正文:官方文件的第一页必须显示正文。本文结构层次的序数可以用“（1）““（“；一般来说，第一层是粗体字。公文中的数字，除书写日期、特殊标题、结构序数、用作修辞语句语素的词、短语、成语、缩略语和数字外，均使用阿拉伯数字。
段落是文本的基本单位，是一个新行的标志。使用标点符号分层公文写作可以用破折号、停顿、逗号、分号和句号来分层。大写一个，后面是全角停顿；第二层使用（1）全角括号，括号后没有标点符号；第三层用于发送上级机关向下级机关发出的指示、通知、通知等公文，称为一般公文，下级机关均为接收机关。
一般使用的格式如下:公文标题（居中）一级标题（空两个空格，中间停顿，后面无标点）（1）二级标题（空两个空格，中间和后面无标点）三级标题（空两个空格，中间停顿或圆点，后面无标点）（四级标题）。仿宋字，排列在主要投递机关名称下方的行中，每个自然段中有“留白”一词，返回到顶部网格，第五级:使用英文字母。
