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收信人应自上而下书写，第一句为“你方×××来信已收到，经研究，现答复如下”，并应写明来信日期、姓名和号码；随后是对信中内容的具体答复。有些省市可能有自己的公文，一般大家都用通用的书写规范。回函是机关、单位答复信函时使用的一种公文，一方面是讨论、询问或联系事项。如果是“请示”批复的标题，就应该是“批复”。批复是对下级干部提出的问题发表意见的批复公文，用于答复下级机关的请求。
如果是回复函，在回复公函时，通常会引用文件编号或发函日期来说明对方信函的主题，如“LetterNo我们公司的XX【XXXX】X”和“XX年XX月XX日收到贵公司的来信”。接收单位应该用大写字母书写；开头的文字多为“你方×××来信已收到，经研究，现答复如下”，并应注明来信日期，如果是回复的标题“XX村关于XX的请示”。
