回函的格式和示范文本如下:回函是机关、单位一方面答复信函，一方面讨论、询问或联系事项所使用的公文，公文的结论属于公文正文的内容，正文的字体应当一致。在回复征求意见稿的正式文件中，（谈判信:可以，请回复学习信；（请求批准信:这是一封特殊的信，请回复批准信，收信人应自上而下书写，第一句为“你方×××来信已收到，经研究，现答复如下”，并应写明来信日期、姓名和号码；其次是对信中内容的具体回答；结尾用“本回复”“本回复”等词。
还有:我特此写信给你；否，请回信；这个回复等等。经××研究，现答复如下“，注明来信日期、姓名和编号；其次是对信中内容的具体回答；结尾用“本回复”“本回复”等词。接收单位应该用大写字母书写；开头的短语是“你的××来信已收到，正文如下。最后，用“我正在给你写信”、“我正在给你写信”、“请立即回复”和“我正在给你写信”这些词开始新的一行。
请示VS报告“请示”和“报告”都属于上位语言，是行政机关公文中经常使用且容易混淆的用语。作为“此信”或“此回复”等结束语，它是一个中文缩写，称为“我特此回复”或“我特此回复”。结尾语要根据行与行之间的关系写得恰到好处:上一行可以用“以上报告是否正确，请批示”“以上报告如无不妥，请批准”；并列文字，可以用“此信回复”。
（签名颁发机构。澄清发送这封信的原因很重要，它既可用于上级机关对下级单位的答复，也可用于平行机关或非附属机关的答复。一般请求概述信函的目的、依据、理由和其他内容，它的结构一般由开头、主体、结尾和结论组成。（开头，这是最后一部分，向对方提出希望或请求。或希望对方给予支持和帮助，或希望对方给予合作，或要求对方提供信息，或要求对方批准等等。
