对于小规模的企业和公司，红头文件的文件编号可以由年号和序号组成。根据公文格式规定，公文文号在发文机关文号下排成两行，并排列在中间，不要在签发文件的序列号中添加“第一个”字样，文件序号不是由空数字组成（即党政机关公文格式中规定的文号，文号在发文机关文号下空行两行，居中排列，文件编号应包括机构的生成字符、年份代码和文件序列号。一般来说，主办机构是编制文号的主体，如果有附件，文本应该留空，并带有“附件”一词，后面是全角冒号和附件的名称。
文本文档的第一页必须显示文本。文件的年份和序号用阿拉伯数字标记；年份应标有全称，并用六角括号“【】”括起来；没有在文件的序号上加“否”，也没有补上虚位（即发证机关替换了文字、序号和年份。一些机构按照主办部门或集中文件内容的方向编制序号，而不是必须按照集中文件内容的方向划分顺序。
文号由三部分组成，即公文的年份序号，其中的官字由各机关自行确定，只要能代表公文，年份都要用阿拉伯数字，而且不能缩写，公文的编号前面也不能加虚数或汉字“不”。文件的年份和序号用阿拉伯数字标记；年份应标有全名，并用六角括号括起来。中国保险监督管理委员会发布的文件。党政机关公文格式、
如果公文中有附件，则在正文中安排“留白”一词。
