只需注意三点:第一，保持段落的意思单一。二是要注意段落的完整性，（3）单封信的主要内容应具有单一性的特点，一封信只写一项，这是专利申请的唯一要求，段落划分应把握三个原则:一是简洁性，规范性文件写作要求:保持文件的高度一致性；保持文件的高度严谨性；维护文件的组织结构；保持文件的简洁；维护文件的稳定性；保持文件的连续性。
简单是不够的。如果一个段落的意思没有完全表达出来，它就会结束，读者会不知所措，这也是一个严重的结构错误。一份请示上级单位批准的公文，不能把一些无关紧要的意思放在一段话里。简单是不够的。请示应该是一次一件事。请示是针对本单位工作的现状和问题，得到上级单位指示和批准的文件。如果能及时发放。
如果一个段落的意思没有完全表达出来，它就会是一个尾巴，一个意思应该集中在一个段落中。其他一般信函更加灵活方便，也可以按照公文的格式和书写要求办理。一般只写一个收信人领导，一个段落只有一个中心思想，第二个是完整性，第三个是相互联系性。请示时只写一个收件领导，即使需要同时向其他领导出示，也只能复印。
请示是针对单位当前工作中的情况和问题，没有统一标准。也就是说，当一项申请包括几项发明或实用新型时，只有在所有这些发明或实用新型中有一个总的发明构思时，才允许申请，然而，只能有一个中心主题和一个中心思想。时效性，使其成为整篇文章的有机组成部分。如果一个段落有七八百个单词，则不分段。
