根据公文写作的需要。公文写作的步骤和方法与一般文章大体相似，政治理论水平直接决定了公文写作的成败，公文写作前的准备包括:明确写作目的、确定主题、选择语言、调查收集材料、选择表达方式，但是，由于公文的性质、功能和写作要求的差异，选择公文的原因主要有三个:一是发文机关与主要收件人之间的工作关系；二是发证机关的法定或规定权限；三是写作目的、写作要求和表达公文主题的需要。
我们强调公文语言要准确，文稿起草包括:安排结构，首先确定公文的构成和文字的表达顺序。公文的选择应严格遵守相关规范，公文的起草通常按以下步骤进行:公文写作的程序一般分为准备、起草和审查三个阶段。公文写作者必须具备较高的政策水平，成为政策的自觉维护者和执行者。特别是要严格遵守党和国家关于公文使用的规定。
较高的政治理论水平可以提高公文写作者正确分析、综合、判断、推理、比较和把握公文写作本质的能力。但是，并不排除在官方文件中正确使用模糊语言，方向不确定。具体来说，官方文件可以这样删除:四字删除:删除无价值、不典型和无关的材料；补充:材料少，内容不足，需要补充材料；色调:一层和二层不紧不合理，需要调整一下，使布局更合理，主题更突出。
