在公文管理中，根据保密要求的不同，公文可分为无保密要求的普通公文和有保密要求的机密公文。在中国，有三种文件秘密，即绝密文件、机密文件和秘密文件，机密文件的最长保存期限如下:机密文件的最长保存期限为，机密文件的最长保存期限为，如果需要标注公文的保密级别和保密期限，一般都会使用，法律主体性:除另有规定外，国家秘密的保密期限不得超过30年、20年和10年。
除另有规定外，国家秘密的保密期限绝密级不超过30年，机密级不超过20年，秘密级不超过10年。机密文件的注意事项机密文件和资料应在规定的范围内传达和阅读，不得擅自扩大范围，也不得向无关人员透露文件内容。永远永远是保密的，只要不被当前最高国家机关解密，就永远是保密的。
机关单位应当根据工作需要，确定具体的保密期限、解密时间或者解密条件。一般只有涉及国家机密的文件才会有这样的要求。国家档案局《政府档案保管期限规定》将应归档的公文的保管期限界定为永久和长期（长期约为16至50年，短期为15年以下。根据《国家行政机关公文格式》（GB/T），随着办公现代化技术的发展，这种载体形式将越来越多。
文件和档案的保存期限设置为永久、长期和短期。只有通过一定的技术手段，才能还原这些机密信息，知道具体内容，在粗体字中，顶部网格排列在版本中心左上角的第二行；保密期内的数字用阿拉伯数字标注。国家机密以某种信号形式在这个载体上流动和传输，特殊档案的保管期限和销毁方式另有规定的，从其规定。用电信号和光信号记录和传输国家秘密信息的载体，如无线电波和光纤。
