事务性通知可以参照正式通知的格式撰写。通知和通知有三个区别:它们的性质不同，红头文件通常是用于自上而下发送正式通知的格式，通知的目的是通知事项和安排工作，通知可分为以下六类:公告通知、批准（转发）通知、提示性通知、告知性通知、会议通知、任免通知或聘用通知。备忘录不属于公文，对公文格式没有要求，你甚至可以省去标题和文号，只需在尾部写上机构名称、撰写时间和公章即可。
虽然两者都具有告知的功能，但通知主要是告知工作情况和共同遵守执行的事项；通报就是通报正反典型，或者重要信息。（除特别说明外，一般采用公文格式的所有要素，但从行文和格式的角度来看，省略了多余的“关于”“通知”等词。不同类型的通知在写作上有一些差异。发布和批准通知的标题由“发布机关 发布（批准和转发） 发布的文件标题 通知”组成。
通知由标题、发送单位（收件人）、正文和签名四部分组成。不同的格式有不同的应用范围，适用范围不同:红头文件是指政府机构发布的措施、指示、命令等非立法性文件。目的不同，（3）此外，从内容和用途来看，还可以分为谈判函、通知函、催告函和邀请函。当一份文件作为一项条例或规则出版、批准和转发时，通常应加上书名，有时是因为该文件已获批准。
