“附件”是指应当附在主文件之后的文件附件，即实质性附件。如果附件和正文不能装订在一起，则应将文件编号排列在附件左上角第一行的顶部方框中，并在后面标记“附件”字样和附件序号，附件应当与公文正文装订在一起，并在附件左上角编号，附件的序号和标题应与附件的描述一致，根据《党政机关公文格式》，附件应另排一面，与公文正文装订在一起，方可入版记录。
根据党政机关公文格式的“说明”:“如果有附件，应将“附件”一词安排在文本底部的空行中，后面加上完整的冒号和附件的名称。版本记录在正式文件的末尾，附件的内容应在版本之前。公文附件的标注位置，使用“附件”字样和附件序号。因此，版本记录在公文的后面，附件的内容应该在版本之前。以下简称“格式”），公文如有附件，应标注附件说明。
附件说明:在正文下留一空行，以安排“附件”一词。附件应放在正文之后、版本（正文）结束之前，并与正文部分装订在一起。简而言之，附件在公文中的位置在正文之后，并在正文中引用。如果附件有序号，则使用阿拉伯数字；附件名称后不添加标点符号。附件的格式与正文的格式相同。如果有多个附件。公文的附件是正文的组成部分，与公文正文具有同等效力。
在官方文件中，附件的编号一般是阿拉伯数字，它们按照正文中引用的顺序进行编号。顶部方框标识“附件”，附件的标题排列在版本第三行的中间。附件的名称应简要概括附件的内容，并避免使用模糊或模棱两可的表达方式，“附件”由仿宋识别，后跟全角冒号和名称。版本记录在后面，正文下面，书写日期上面。在文本下留一个空行。
