公文的有效识别，其中公文标题、主送机关、公文正文、成文日期和有效识别是必不可少的要素。公文生效的标志是印章，此时需要从公文正文中提取出来，单独表述为公文附件，放在公文有效识别印章之后，公文生效的标志，不分专业工作，签发日期正式文件必须注明签发日期，以表明正式文件何时生效。公文末尾年、月、日中间加盖公章，作为发文机关对公文的有效凭证。
文件正文中有一些内容，如图表、列表、规定等。，如果穿插在文档正文中，则往往会切断文档前后含义之间的联系，导致阅读不便。公文标题为红底白字，只注明撰写时间。书写时间右侧空白，用汉字标注年、月、日。“零”写成“O”；对于成文时间的定位，公文是法定机关和组织在公务活动中按照特定文体并经过一定处理程序形成和使用的书面材料，也称为公文。公文语言要庄重、准确、简洁。
发证机关一般应写全称。也可以加盖印章，不用发证机关书写，由单个机构出具的加盖单个印章的文件，在签署处不署签发机构的名称，而写在正文的右下方，也称为签署。如果官方文件的所有主要部分都是由以下七个要素组成的，；总之，一定要分清楚哪个是哪个附件。附件中的附件标识:第二层附件的“附件说明”安排在第一层附件的内容之后（不是正文之后），第二层附件的左上角标有“XXX（第一层附件名称）附件。
