红头文件的文号、标题和正文的格式应符合《党政机关公文格式国家标准》的规定:文号:在发文机关文号下排成两排，居中排列。这种格式需要在一般文档格式的眉区整体下移，作为正式文件，信函的标题与一般文件的标题相同，由签发机关名称、主要内容（主题）和语言类型组成，决定:除非另有规定，一般使用公文格式的要素。
根据国家标准《党政机关公文格式》，公函的标题有两种形式。文件编号由签发机关的缩写“【】”和文件的序列号组成；年份应标有全名。因为上位文要由撰写机关负责人签字。一份由签发机关的名称、理由和语言组成。即收到来信并办理来信的机关和单位。关于文件标题自查的通知（教育厅、政教处来函）要求省教育厅迅速下发通知，要求省内各高校首先进行自查。
提高党政机关公文的规范化、标准化水平，所以眉形面积比一般公文要大。主题词是反映文档主题内容的标准化名词或名词短语，位于发表日期下方抄送栏水平线的左端。其前缀在眉区，留有国务院领导批示和签署意见的空白区域，其他由理由和语言组成。抄送部门除主送部门外，其他部门都需要执行和知晓公文。
国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会发布了国家标准《党政机关公文格式》（GB/T，信函、会议纪要等。），主题词不必用水平线与抄送和分发列隔开，文件的日期、年份和序号用阿拉伯数字标记，并使用“签发人”一词。比较完整的写法如下:国务院办公厅对国家工商行政管理总局关于执行《食用盐缺碘管理条例》有关问题的复函。
