在正式文件格式中，指定的数据项是编号文本。中国的公文具有统一性的特点，其格式、种类、书写规则和处理方式在全国范围内是统一的，一般按照中共中央办公厅、国务院办公厅发布的新国标《党政机关公文格式》执行，行政性、事务性、非涉密性公文，下级机关对上级机关的行文不需要规定阅读范围，十、附件。这是指附在正文之后的书面材料，也是一些公文的重要组成部分，并非所有官方文件都有附件。
一般公文通常不写主送机关。主送机关、主送机关和抄送机关是公文格式的重要内容。主送机关是指公文的主受理机关，即负责主办或答复公文的机关，应使用全称或规范简称或通用名。公文写作中，落款和日期要用阿拉伯数字书写，如、、等，书写日期一般在正文下方留空，右侧留空，并印上字、用、仿宋体。签发单位的签名与书写日期中间的日期对齐。官方文件必须注明签发日期。
密封。公文中有签发机关签名的，应当加盖签发机关印章并与签名机关一致。带有特定发文机关标志的一般公文、电报可以不加盖印章。⒁注释。需要说明的事项，如文件发布和交流的范围。（十五）附件文件文本的说明。a .主送机关是指公文的主受理机关，只能使用全称b .一般下行公文。主送机关很多，但不能用c .主送机关的通称。一般只有一个主送机关，议案、请求、答复和信件的主送机关只能是d .公告。
密封。公文中有签发机关签名的，应当加盖签发机关印章并与签名机关一致。带有特定发文机关标志的一般公文、电报可以不加盖印章。⒁注释。需要说明的事项，如文件发布和交流的范围。附件。文档文本的描述。非一般公文（包括下级、上级和平行公文）一般只有一个主送机关，即该公文只有一个收件人。只有一个普通文档（如下图）可以有多个主发送机关。还有一些官方文件没有主要发送权限，例如“公告”语言。
普发性公文范文
一般文件是指没有特定主发送机构的公告文件，有些文件在末尾注明此文件发送至X级、X地区等。，或在新闻媒体上发表。意见、决议、决定和条例等文件没有签名。撰写文稿时，应标注受理并负责实际办理和签署本条的机关全称或规范化简称或统称。批阅时应注意:除一般公文外，一份公文（特别是上半部分）只能由一个机关发送，不能“多头”；除非我要求过，否则我不能直接送。
公文中有签发机关签名的，应当加盖签发机关印章并与签名机关一致。带有特定发文机关标志的一般公文、电报可以不加盖印章。各级机关不规范使用印章的现象普遍存在:有的印章位置随意、不居中、不正确、不清晰。（13）印章:公文由发文机关签署的，应当加盖发文机关印章，并与签署机关一致。带有特定发文机关标志的一般公文、电报可以不加盖印章。（14）注意事项:需要说明的事项，如公文的发文范围和传达范围等。（15）附件:公文正文说明。
