根据公文格式要求，政府会议纪要作为正式文件，需要印发并存档备查。例如，上级领导或相关部门需要审阅一些公文，他们可以根据归档的顺序快速找到所需的公文，公文起草:公文起草人职责及要求、公文审核:公文审核人职责及要求、公文审批:公文审批人职责及要求、公文签发:公文签发人职责及要求。
个人不得保留应归档的官方文件。因此，不具有归档保存价值的公文属于临时档案。党政机关公文的保密要求:公文密级的划分和确定方法。会议纪要需要政府签字，不需要的话需要召集人（或主持人）签字。公文的归档期限要明确，各单位有自己的归档范围和保管期限表。如果该文件属于归档范围，则必须归档。
仅用于数据归档；会议纪要通常应在一定范围内传达或传阅，文件柜和档案应保持整洁，认真做好文件和档案的“八项预防工作”，特别是档案的防火、防鼠、防潮和防盗应经常掌握和定期检查。联合办理的公文是合法的行政公文。为了确保会议纪要易于查找和归档，并确保政府会议纪要的严肃性和重要性。书写和使用的纸张和手写材料必须符合归档要求。
准备、修改和签署正式文件，只在会议记录中记录要点，特别是对单位有保存价值的文件。便于审查和监督:备案后的正式文件可以方便地进行审查和监督，临时档案的特点是档案生成时间短，保存期限短，社会、历史和学术研究价值相对较低。一般可以在确认法律效力后及时销毁，无保留，以节省存储空间和管理成本，不具有长期保存价值。
