文件字号使用主写机关的字号，主写机关只能有一个，所以字号只有一个。文档编号位于文件名下方的中间位置，在文件名和分隔符之间。文件编号由三部分组成:发证机关的字、年和序号。发文字号由发文机关自行拟定并固定使用。一般来说，在公文写作中，如果有签署人，最好在左边空白处有效地书写公文编号，从而达到更清晰的写作效果和规范。用简单合理的语言与他人交流，解释不同公文的具体写作方法。
按照现行国家标准，即国家行政机关公文格式，发文字号应置于发文机关标识下方。但是，没有眉毛和版本的情况下，可以将文件编号放在标题下的中心位置，这是一个不成文的规定。红头文件的文件编号应位于红线中央。文件格式:（1）公文结构:标题、一级标题、二级标题、正文、署名、日期等。（2）公文常用的字体和字号:字体通常为宋体和仿宋体，段落间距可以固定。
公文写作发文字号包括以书面形式向上级提交的文件一般采用文字形式；在书写中，一般用于向下级或单位部门发送文件；在写作中，普通信函用于向同级单位发送文件。公文的编号一般包括机关代字、年号和顺序号。如:“国发”。党政机关的文号由发文机关发文的字、年、序号组成。党政机关新公文格式规定了函件的具体格式，但对文号没有特别规定。也就是说，函件的文号与其他上下文的文号相同，其文号由发文机关替换。
本标准适用于各级国家行政机关发布的公文。其他正式文件可参照执行。用少数民族文字印制的公文格式可参照本标准的有关规定执行。下列标准中包含的条款通过在本标准中引用而构成本标准的条款。公文用纸的幅面大小可根据实际需要确定。字体:大号加粗字体、黑色变体字体或标准字体、宋体字颜色（一般为红色）安全级别和紧急程度字体:一般使用字体和字号，或者，加粗字体。
公文写作格式要求:标题:小标宋体，2号正文:仿宋体，3号行距:我单位一般设置“定值”字间距:一般对政府公文格式和公文字号不作要求标准:公文用纸一般采用国内普通型，建议采用国际标准A。公文排版要求:（标题:字体为“方正小曲简体”，字号为“二号”，段落格式为“居中”；正文:字体为“仿宋_国标”，字号为“3号”，行距和段距均为“”。段落要求:首行缩进，字符。
先写标题，然后包括文件编号。例如，根据《中共中央办公厅国务院办公厅关于督促检查文件落实情况的通知》（中办字）和《教育部办公厅关于文件落实情况的通知》（兼），我国公文的标准格式，包括字体大小的具体要求，一般是:公文一般是国内的，建议采用国际标准A。用于发布的正式文件的大小可以根据实际需要来确定，安全级别字体大小:通常使用，或粗体。
