官方文件有几种形式。公文一般指官方文件，有十五种正式文件格式，提醒有两种形式，（七）公文催办是指在公文承办过程中，按时限和有关要求进行的督促检查活动。此次活动有利于加快公文有效运转，避免公文积压和延误，促进公文快速有效变现，签收是指收到相关正式文件并向签发方签字或盖章。
它不同于一般应用文的特点是:必须采用白话形式；使用三种基本表达方式:讨论、解释和叙述。可以分为行政公文和业务公文。公文文体和结构常识应用文体区别于其他文体的特殊属性主要包括直接应用性、全面真实性和结构格式规范性。这一阶段工作的主要任务是正确接收有关各方的正式文件。
公文属于特殊应用文，第一阶段是公文的接收和分流。一般公文分文种，命令是国家行政机关及其领导人发布的具有强制性、引领性、命令性要求的公文。正式施行的《党政机关公文处理规定》规定，行政公文的种类包括以下几种，具体格式如下:标题方面，一般使用四号字，宋体、黑体、居中排列；标题的写法与一般公文相同，由发文机关名称给出。
采取重大行政强制措施。常见的正式文件包括决议、决定、命令、公报、公告、意见、通知、通报、报告、请示、答复、动议、信函和会议记录。每种语言的格式都不同。一是内部督促。根据国务院办公厅的规定，一般公文包括命令、决议、决定、公报、公告、通知、通知、议案、报告、请示、答复、意见、信函和会议纪要。
公函由头部和尾部三部分组成，对各部分的格式和内容都有要求:头部主要包括标题和主送机关。任免和奖惩有关人员，撤销下级机关不适当的决定，适用于会议讨论通过的重大决策事项。它主要用于发布重要的行政法规和规章，具体指对执行规定的确认、统计、检查和检验，:命令、决定、公告、通告、通知、通告、动议、报告、请示、答复、意见、信函、会议记录、公报和决议。
