如何设置公文版本的格式，以及如何在公文中指定抄送人:公文的抄送规则如下:不要乱抄乱发；抄送、抄送统一使用“抄送”；cc的顺序。公文的格式包括标题、主送机关、正文、签发机关、签发日期、抄送单位等，公文如果抄送机关，一般使用“抄送”，统一用于抄写、复制，文件前缀:公文一般都有前缀，表示是哪个机关的文件。
抄送单位，公文标题由发文机关、发文事由和公文类型三部分组成，称为公文标题的“三要素”。签发日期:公文必须注明签发日期，以表明公文何时生效。如果主送机关的名称太多，以至于正文无法显示在正式文件的首页上，则主送机关的名称应移至该版本主题词的下方，并复制到上方。新的国家行政机关公文处理办法，改变了过去上级机关复印和下级机关复印的区别，改为统一使用复印。
抄送单位:指需要了解本文件内容的相关单位。发文机关应当根据公文的内容和性质。公文的作用是指行政机关在行政管理活动中，禁止乱抄乱发。在单词“cc”后添加一个全角冒号和CC机构的名称，返回时与冒号后的第一个单词对齐。发文机关应根据公文的内容和性质、机关或领导的职权、工作需要和保密需要，以及不利于工作的需要，确定抄送名单。
如果公文上有注释，则应在成文日期的下一行用括号注明“留白”字样。正式文件版本包括四项:主题词，复制为4号仿宋字体（“前空格”一词），到目前为止，一些单位仍然使用复印报纸，这不符合现行的行政机关公文处理规定。文件编号:一般包括机构代字和年号，公文要素的识别包括眉头、主题和版本三个部分。按照严格合法的有效程序和标准化格式制定的具有传递信息和记录功能的载体。
